南昌工学院人事档案管理办法
2017-11-09 来源： 浏览次数：0
为了提高档案管理水平，加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。
第一章 总则
第一条 人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分，是学校组织、人事等有关部门在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据。
第二条 人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。学校人事档案应做到“每人一册、应收尽收”。
第三条 人力资源部负责制定人事档案工作规章制度，负责全校教职工人事档案的接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用等。
第二章 电子档案管理
第四条 电子档案以电子花名册为主要形式，以人力资源关系系统为管理工具，以相关证明材料的扫描件为辅助材料。
第五条 电子档案包括在职、离职、退休人员基本信息、勤记录、绩效记录、培训记录、调岗记录、奖惩记录等。涵盖人员构成情况、员工明细花名册、部门员工花名册、各部门职务统计、各部门及岗位编制人数统计等。
第六条 设专人维护人资管理系统，电子档案每月更新一次，相关支撑材料随时补充。
第三章 档案挂靠管理
第七条 档案挂靠管理指我校教职员工的人事档案调入我校委托进行人事代理的人才交流中心，由其负责相关人事档案管理，是教职工工龄计算和五险一金缴纳的重要凭证，也是教职员工办理职称，落户等相关人事手续的重要依据。
第八条 人事档案关系要求在试用期内调入我校，特殊情况可延期三个月或合同中有相关约定时间内，否则视为自愿解除与我校的劳动关系。
第九条 毕业生或人事关系转入我校的教职工实行人事代理制，人事档案放在南昌市人才交流服务中心我校集体户名下。我校委托其保管我校教职工人事关系，严禁个人保管人事档案。
第十条 我校为教职工代办出具有关证明材料，并按时协助教职工调整档案资料，户口落户手续，人事关系的转移等事项。
第十一条 应届毕业生试讲合格并通知入职后，应主动到人力资源 部签订三方协议，正式报到时由人力资源部开具介绍信后，至南昌 市人才交流服务中心开具接收函（档案在南昌市教育局）或调档函（档案不在南昌市教育局），将人事档案通过机要流程调入我校人事代理的户头下。
第十二条 其他教职工将人事档案转入我校的，人事档案未在南昌 市人才交流服务中心进行人事代理的，由人力资源部开具介绍信将 人事档案调入；人事档案已在南昌市人才交流服务中心进行人事代理的，由个人提出申请后由人力资源部开具介绍信办理相关调入手续。
第十三条 教职工自动离职或解除劳动关系的，应在离职之日起15日内申请将人事关系调离本校集体户，人力资源部办理好相关手续并完善档案管理规定的相关材料归入档案中。
第十四条 档案不在我校的教职工或未按规定转入我校的，人力资源部做好相关档案记录，并按相关规定处理，由此影响教职工本人的工资、职称等晋升由教职工本人承担相应责任。
第十五条 档案的查看与借用：档案由学校派专人与人才市场档案管理对口，需查看档案的单位或个人须提出书面申请，报人力资源部，经学校批准后到南昌市人才交流服务中心方可进行查看或借用。
第四章 校内纸质档案管理
第十六条 校内纸质档案指学校存档的个人纸质信息材料，包括身份信息、合同、学历学位、教师资格证、职称证、转岗记录、任免 记录、近三年考核结果、继续教育和培训记录、行业企业资质、重大荣誉和离职材料等。
第十七条 收集范围与归档要求
（一）人力资源部负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经审查签章后送交人事档案室归档。
（二）收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。需经组织、人事部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。
（三）不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请组织、人事部门和档案馆（校史馆）负责人审查后，呈报分管校领导批准，由专人负责。
（四）人事档案材料，须统一使用A4规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十八条 管理和利用
（一）人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、兼职人员档案进行分类、编号、排架。
（二）对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每学期检查核对一次档案，发现问题及时解决，做到档号与档案名册编号一致。
（三）根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。
（四）档案库房应是坚固的，具有六防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
（五）严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案，不得在电话里泄露档案内容。
（六）做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理。
（七）凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖人力资源部公章，方能有效。
（八）借阅或者调取基础档案的，需在人力资源部人事科办理相关登记手续后，在人事科人员在场的情况，进行借阅或者调取。
第十九条 档案转递
（一）人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持组织或人事部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。
（二）转递档案时，调出人员须持有学校人力资源部负责人签署的同意意见，并盖有公章的调档通知单，到人力资源部档案室办理转递手续。如有需要，有关部门可把本人的现实表现、体检表或相关材料转入人力资源部档案室，由人力资源部档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。
（三）学校教职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在未收到人力资源部开具的转递档案通知单前，其档案仍由学校人力资源部档案室保管。
第二十条 本办法的修改、解释权归学校人力资源部。
第二十一条 本办法自下发之日起执行。